KLAUZULA RODO


Obowiązek Informacyjny dotyczący przetwarzania danych osobowych dostawców, wykonawców i ich pracowników

Kto jest Administratorem danych osobowych ?

Administratorem danych naszych dostawców, wykonawców i ich pracowników jest Gminny Dom Kultury w Brańszczyku, z siedzibą ul. Jana Pawła II 43, 07-221 Brańszczyk.

Adres e-mail: gdk@branszczyk.pl
Numer telefonu: 29 679 40 45
Adres korespondencyjny: ul. Jana Pawła II 43 07-221 Brańszczyk

Czy został powołany Inspektor Ochrony Danych ?

Zgodnie z art. 37 ust. 1 lit. a „Rozporządzenia”, Gminny Dom Kultury w Brańszczyku, jako podmiot publiczny zobligowany jest do powołania Inspektora Ochrony Danych.

Z naszym wyznaczonym Inspektorem Ochrony Danych możecie się Państwo kontaktować w każdej sytuacji dotyczącej przetwarzania przez GDK Waszych danych, najprościej wysyłając e-mail na adres: ido.gdk@branszczyk.pl

Jakie są cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych ?

Dane osobowe przetwarzane są w związku z realizacją umowy na dostarczenie usług, produktów lub na wykonanie usługi (umowa), spełnieniem obowiązku wynikającego z przepisu prawa (prawo) lub w związku z zachowaniem niezbędnych informacji do obrony przed lub dochodzeniem roszczeń wynikających z umowy oraz udzieleniem odpowiedzi na złożone pisma i reklamacje (wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym).

Dane osobowe przetwarzamy w celach:

  • zawarcia i realizacji umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b „Rozporządzenia”;
  • wystawiania i księgowania faktur, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b „Rozporządzenia”;
  • obsługi płatności i rozliczeń, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit a i b „Rozporządzenia”;
  • ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. e „Rozporządzenia”;
  • przechowania i archiwizacji danych i dokumentów, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c „Rozporządzenia”;
  • udzielenia odpowiedzi na pisma, wnioski i reklamacje, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b i e „Rozporządzenia”;

Przetwarzanie danych oparte jest na:

  • wyrażonej zgodzie, art. 6 ust. 1 lit. a „Rozporządzenia”;
  • podstawie umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b „Rozporządzenia”;
  • obowiązku prawnym ciążącym na Administratorze, wynikającym w szczególności z przepisów prawa, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c „Rozporządzenia”, np.:
  • ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa,
  • ustawy z dnia 27 września 1994 r. o rachunkowości;
  • wykonaniu zadania realizowanego w interesie publicznym, zgodnie art. 6 ust. 1 lit. e „Rozporządzenia”.

Jakie dane osobowe możemy przetwarzać  ?

Zbieramy i przetwarzamy następujący zakres danych:

  • dane osobowe w zakresie przedstawiciela reprezentującego podmiot i/lub jego pracownika (np. imię i nazwisko, stanowisko);
  • dane podmiotowe (np. nazwa i adres podmiotu, dane osoby reprezentującej);
  • dane kontaktowe (np. adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail);
  • dane identyfikacyjne (np. numer NIP, numer KRS, numer REGON);
  • dane transakcyjne (np. dane dotyczące płatności zobowiązań, dane rachunku bankowego);
  • dane komunikacyjne (np. dane wynikające z prowadzonej korespondencji);
  • dane kontraktowe (np. dane wynikające z podpisanych umów, porozumień);
  • dane dotyczące powiązań prawnych (np. informacje niezbędne do realizacji dyspozycji zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem, upoważnieniem);
  • dane dostępne publicznie (np. dane z KRS, dane z CEDIG).

Czy muszą nam Państwo podać swoje dane ?

W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych dokonywane jest w celu realizacji umowy (art. 6 ust. 1 lit. b), lub przetwarzanie wynika z obowiązujących przepisów prawa (art. 6 ust. 1 lit c),
to podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne, aby tej umowy dopełnić. W sytuacji niepodania wskazanych danych możemy odmówić podjęcia czynności w celu współpracy.

Gdy przetwarzanie danych oparte jest na podstawie udzielonej zgody
w określonym celu, to podanie danych jest dobrowolne tak samo jak wyrażenie zgody. Należy również pamiętać, że mają Państwo w każdym momencie prawo do cofnięcia udzielonej zgody. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych, dokonanego na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.

Jak długo przechowujemy dane osobowe ?

Okres przechowywania danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane. Wynika on z przepisów prawa, (które nakazują przechowywanie danych przez określony czas) lub jest niezbędne do wykonania umowy lub prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora lub przez stronę trzecią.

Przykładowe okresy, przez jakie dane osobowe mogą być przechowywane:

  • dane retencyjne – 12 miesięcy;
  • dane potrzebne do wystawienia faktury oraz dowody księgowe, obsługa płatności i rozliczeń – 5 lat od końca okresu podatkowego;
  • dane dotyczące wykonania umowy – do 10 lat;
  • dane dotyczące wyroków sądowych (nadużycia) – 10 lat od wydania wyroku.

Czy przetwarzamy Państwa dane automatycznie ?

Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania, tzn. że nie posiadamy i nie zamierzamy posiadać narzędzi / systemów, które umożliwią nam wykorzystanie Państwa danych do oceny czynników osobowych,                   w szczególności do analizy lub prognozy.

Komu możemy udostępniać Państwa dane ?

Dane osobowe mogą zostać udostępnione wyłącznie w sytuacji, gdy:

  • odbiorcami są inne podmioty wykonujące usługi na rzecz GDK, wyłącznie w zakresie świadczonej usługi zgodnie z zawartą umową,
  • odbiorcami są inne podmioty w zakresie:
  • dążenia do spełniania wymogów obowiązującego prawa, przepisów, procesów prawnych lub prawomocnych żądań instytucji państwowych;
  • wykrywania oszustw i zapobiegania im, a także rozwiązywania innych problemów dotyczących oszustw, bezpieczeństwa i kwestii technicznych;
  • ochrony praw własności lub bezpieczeństwa Administratora danych osobowych oraz pozostałych osób w sposób wymagany bądź dozwolony przez przepisy prawa.

Czy przekazujemy Państwa dane do krajów spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego ?

GDK oświadcza, że dane osobowe nie będą przekazywane do odbiorców mających siedzibę w Państwach spoza obszaru EOG (Europejskiego Obszaru Gospodarczego).

Skąd pozyskujemy dane osobowe  ?

Dane osobowe pozyskujemy głównie od osoby, której dane dotyczą (oznacza to, że od Ciebie).

Możemy jednak w uzasadnionych przypadkach np. w celu potwierdzenia danych lub zweryfikowania złożonych oświadczeń pozyskać dane z:

  • Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego;
  • Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej.

Jakie prawa Państwu przysługują?

GDK gwarantuje, że dokłada wszelkich starań, aby Państwa dane przetwarzane były tylko w niezbędnym zakresie oraz zgodnie z wszelkimi przepisami. Jednak, jeśli uznacie Państwo, że naruszyliśmy powszechnie obowiązujące przepisy dotyczące przetwarzania i ochrony danych osobowych to każda osoba fizyczna, której dane są przetwarzane ma prawo:

  • dostępu do danych;
  • uzyskania kopii danych;
  • sprostowania danych;
  • usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym);
  • ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych;
  • sprzeciwu;
  • do wycofania zgody;
  • wniesienia skargi do Urzędu Nadzorczego (Urząd Ochrony Danych Osobowych).

Uprawnienia, o których mowa powyżej można zrealizować osobiście składając pisemny wniosek, drogą elektroniczną lub listownie na wskazane poniżej adresy:

  • adres e-mail: gdk@branszczyk.pl z dopiskiem Ochrona Danych Osobowych
  • adres korespondencyjny: ul. Jana Pawła II 43 07-221 Brańszczyk

Więcej na temat przysługujących Państwu praw uzyskacie w siedzibie lub przeczytacie na stronie internetowej www.gdkbranszczyk.pl zakładka Dokumenty / Przetwarzanie Danych Osobowych.